100 dagen voor deadline geraakt elektronische facturatie niet ingeburgerd bij bouw- en installatiesector: overgangsperiode zonder sancties nodig, want ook overheden blijven in gebreke

E-facturatie is nog verre van ingeburgerd binnen de bouw- en installatiesector. 76% van de bedrijven uit de sector verstuurt hun factuur nog in pdf-formaat per e-mail en dat terwijl elektronische facturatie binnen exact 100 dagen, vanaf 1 januari 2026, verplicht zal zijn voor facturatie aan andere bedrijven. Op dit moment werkt nog maar 15% van de bouw- en installatiebedrijven op die manier voor hun facturatie. “Daarom vragen we aan de federale overheid een overgangsperiode zonder sancties, zodat bedrijven zich begin 2026 in regel kunnen stellen. Dat is zeker nodig, omdat we ook vaststellen dat heel wat lokale overheden, die belangrijke klanten zijn voor onze sector, zelf nog niet in staat zijn om elektronische facturen te verwerken, hoewel ze daartoe sinds 2024 eigenlijk al verplicht zijn”, zegt Niko Demeester, CEO van Embuild. De bouwfederatie lanceert zelf ook een sensibiliserings- en vormingscampagne voor zijn leden om hen te informeren over de verplichtingen rond e-facturatie.

Elektronische facturatie bestaat erin om facturen in een gestructureerd digitaal formaat uit te wisselen tussen verzender en ontvanger en dat zonder tussenkomst van papier of PDF. Het gebeurt meestal via gestructureerde XML-bestanden, conform een standaardformaat. E-facturen zijn met andere woorden machineleesbaar en bedoeld voor automatische verwerking. Sinds 2024 zijn alle bedrijven verplicht om al hun facturen op die manier te versturen naar alle overheden (federaal, regionaal, provinciaal, lokaal). Vanaf 1 januari 2026 is dergelijke e-facturatie ook verplicht in een B2B-context, dus tussen bedrijven onderling.

Uit onderzoek van Embuild blijkt echter dat zowel overheden als bouwbedrijven nog niet klaar zijn om elektronische facturatie volledig toe te passen vanaf 1 januari 2026.

• 76% van de bouw- en installatiebedrijven verstuurt momenteel facturen nog in pdf-formaat per e-mail, 15% doet beroep op een erkend e-facturatieplatform en 8% verstuurt facturen nog steeds op papier en per post.
• 99% van de ondernemingen uit de sector weet dat e-facturatie verplicht is tussen bedrijven onderling en dat vanaf 2026.
• 10% weet nog niet hoe dergelijke vorm van facturatie te implementeren.

Toch kaarten heel wat bouw- en installatiebedrijven een aantal moeilijkheden aan bij de overstap naar e-facturatie. Zo vindt 65% het te duur om te werken met een erkend e-facturatieplatform, terwijl 61% dat technisch te complex vindt. 54% betreurt een gebrek aan informatie en opleiding, 52% ziet het nut van elektronische facturatie niet in.

Daarom benadrukt Embuild de noodzaak van een overgangsperiode zodat bedrijven geleidelijk kunnen voldoen aan de nieuwe verplichtingen. “Tijdens deze overgangsperiode mogen er ook geen sancties worden opgelegd, te meer omdat een pak voornamelijk lokale overheden, die nochtans sinds 2024 het goede voorbeeld qua e-facturatie zouden moeten geven, zelf niet altijd die verplichtingen respecteren. Dat zorgt voor een klimaat van onzekerheid en wantrouwen en het tast de geloofwaardigheid van de elektronische facturatie aan. We mogen toch van de overheden verwachten dat zij laten zien hoe het moet”, zegt Niko Demeester, topman van de bouwfederatie.

Om zijn leden goed te informeren over de verplichtingen rond elektronische facturatie voorziet Embuild de komende maanden een uitgebreide sensibiliserings- en vormingscampagne met onder meer webinars, e-mailings, posts op sociale media en informatieve artikels in de magazines die Embuild uitgeeft. De bouwfederatie biedt zijn leden met Banqup van Banqup Group (voorheen Unifiedpost Group) en Dexxter (powered by Teamleader) een gecertificeerde Peppol Access Point-provider aan. Dat is een toepassing om gebruik te maken van elektronische facturatie.